Compte rendu de la réunion du 21 mars 2014

Début de la réunion à 18h15.

16 parents étaient présents 

Lots

Nous disposons de 312 lots adultes actuellement. Plusieurs lots sont encore en attente.

174 peluches sont comptées et d’autres arriveront bientôt suite à l’appel aux peluches qui doit être lancé en maternelle.

Il a été décidé de mettre une partie des babyfoots dans les lots de la pêche à la sciure garçon.

Carrefour ne donnera pas de lots car nous nous sommes manifestés trop tard.

Nous attendons la réponse de Géant Casino.

Cultura a été contacté et donnera des lots.

Angélique a obtenu des téléphones factices et des lingettes à son travail.

Alima va donner des DVD enfant et des livres.

Jeux/stands

Nous n’avons toujours pas pu aller voir les jeux en bois. Nous avons donc mis en attente la liste des stands avec les créneaux horaires.

Lorsque la liste sera fixée, il y aura un tableau à remplir en maternelle et une info dans le cahier pour les primaires.

Ensuite nous essaieront de voir la disposition des stands dans la cours.

Tombola

Comme l’an passé, les bulletins donnés lors de la vente des enveloppes permettrons de participer à la tombola. Reste à voir la forme qu’ils vont avoir.

Les gros lots sont

– une tassimo

– une téfal party x6

– une tablette

Noémie propose d’imprimer 20 affiches en A3 couleurs pour la publicité de notre tombola. Qui fera l’affiche ?

Il est envisagé une pré-vente des enveloppes mais il faudra voir comment organiser ça. Une urne sera placée dans la soirée pour les bulletins de participation. 

Le tirage au sort sera réalisé à 21h. Les résultats de la tombola seront affichés pour les lots non réclamés.

Pour le hamster, il faudra faire des bulletins où les enfants écrirons les nom pour le hamster et leur prénom. Ce sera un euro ou ticket la participation.

Paniers garnis

Nous disposerons une table avec deux paniers. Les gens pèseront le panier sur place car il est très lourd. Une feuille à préparée permettra de noter les participations. Ce sera deux euros ou tickets la participation à la pesée. Les résultats seront aussi donnés vers 21h.

Programmes

Nous avons abandonné l’idée de faire une tombola à partir des programmes car les primaires n’en font pas et nous risquons de ne pas en avoir assez pour les vendre au maximum de parents présents.

Eclairage / tables

Nous avons demandé un groupe électrogène et des lampes à un des parents qui peut en avoir. Il faudra prévoir leur sécurisation. Il faudra aussi se renseigner sur la présence des moustiques s’il fait chaud et prévenir les gens si besoin. Sinon ils partiront plus tôt compromettant ainsi nos recettes.

Il a été demandé de relancer les mairies proches pour avoir plus de tables et de chaises.

Tickets

Il faut refaire des tickets verts à 1 point. Pour pouvoir les distribuer à l’avance, nous pensons poinçonner les tickets avec une perforatrice fantaisie spéciale.

Il sera aussi refait des tickets à 1 euros. Perforés ou plastifiés, à voir.

Il sera mis un mot dans les cahier disant qu’à partir du 5 mai il y aura une prévente de tickets et d’enveloppes pour les parents ayant besoin de prévoir leur budget. Ils seront ensuite remis aux enfants.

Ambiance

Nous aimerions mettre de la musique pendant la soirée. Les souvenirs divergent pour savoir s’il y en avait ou pas les autres années. De toute manière, une demande a été faite à Mr Jammart qui se renseigne sur les tarifs de la SACEM.

Il faut savoir que c’est déjà 60 euros pour le spectacle, donc nous ne mettrons pas 300 euros pour la soirée, ce serait trop si c’est le cas.

Nourriture

Nous aurons un camion frigorifique et nous attendons les réponses pour la fritteuse.

Il a été demandé de combien de poubelles nous disposions pour rafraîchir les boissons.

Les courses seront faites le 13 juin au matin pour les aliments frais.

Les boissons seront achetées selon les promotions.

Il a été proposé de faire du café mais cela suppose une cafetière et une logistique supplémentaire. Nous y réfléchissons.

Il a été admis qu’il fallait acheter plus de frites et de saucisse mais pas forcément plus de pain.

Le congélateur de l’école devra être nettoyé par les parents disponibles quelques jours avant sa mise en service.

Nous disposerons de 3 barbecue et nous précuirons une partie des aliments pour plus de rapidité.

Des sacs-poubelle seront scotchés sur les tables pour faciliter le nettoyage.

Nous essaierons de communiquer à l’avance les tarifs des aliments pour que les gens puissent prévoir un budget.

Nos besoins :

Il faudrait un panier en osier pour le deuxième panier garni.

Les gens possédant de grands plats de service sont cordialement invité à nous en prêter pour servir plus facilement les aliments du barbecue.

La réunion s’est déroulée dans une ambiance conviviale grâce au thé à la menthe et aux petits gâteaux apportés par Rachid.

Prochaine réunion le Vendredi 11 avril à 18h.

Fin de la réunion à 19h30.

 

Compte rendu de la réunion du 14 février 2014

Début de la réunion à 18h15.

13 parents étaient présents : Angélique, Patricia, Alima, Gaëlle, Coralie, Sébastien, Rachid, Ilhame, Murielle, Fabienne, Mathilde, Vanessa et Gwenaëlle.

Stands

Après nous être présentés en faisant un tour de table, Angélique nous a montré une ébauche de tableau pour la tenue des stands avec des cr’éneaux horaires de 19h à 22h15. Les premiers créneaux sont de 30 minutes, les autres de 45 minutes. Angélique nous a expliqué que les noms des jeux ne seront définis qu’après avoir vu quels jeux nous pourrions loués. Ce qui conditionnera aussi l’achat des lots pour savoir quoi compléter (coupe fichelle, pêche à la sciure…). Avant de le montrer aux parents, certaines cases seront pré-remplie par les gens présents pour inciter les autres à s’inscrire. Le tableau sera affiché en maternelle mais pour la primaire, apparemment, la communication sera plus complexe. Nous y réfléchissons.

N’ayant pas retrouvé les règles des jeux, Coralie en refera ultérieurement au vu des jeux sélectionnés. Les parents devant tenir un stand en recevront la règle quelques jours avant.

Nourriture / agencement de la cour

Les stands « nourritures » ont été évoqués pour les créneaux horaires et Patricia nous a dit qu’ils étaient à peu près complets pour la soirée. Il a été évoqué la pré-cuisson des frites pour accélérer le passage au stand nourriture, cela a effectivement été prévu. Si besoin, Coralie propose de prêter son congélateur et Gwenaëlle son frigo.

Des tables est des chaises supplémentaires seront à prévoir, Angélique pense pouvoir en avoir avec la mairie de St Lyé. Gwenaëlle a gentiement proposé de nous mettre à disposition son groupe électrogène ainsi qu’un éclairage hallogène sur trépied pour éclairer la partie de la cour qui est très sombre en soirée.

Les question de quantités de nourriture ont été remises à plus tard car elles concernent le pôle alimentaire et il nous fallait avancer. Patricia et son mari Sébastien sont les référents sur le sujet.

Comme il n’y a pas autant de barnums que de jeux proposés, et comme la première partie de la fête est en plein air, il a été expliqué aux nouveaux parents qu’en cas de grosse pluie, la fête serait reportée au lundi suivant.

Tickets jeux

Coralie a montré les ébauches de cartes-jeu suite à une réflexion sur les tickets de lundi dernier. Il a été décidé qu’on garderai la formule des années précédentes avec deux différences :

• 4 caisses seront tenues en début de soirée, dont deux ouvertes dès l’arrivée des parents avant le spectacle pour pré-vendre les tickets (surtout les tickets de nourriture).

• Les tickets jeux seront acceptés en fin de soirée pour payer de la nourriture.

Pour plus de simplicité, il a été convenu qu’il faudrait que ce soit les maîtresses, ou directement les gens du stand s’ils en ont la possibilité, qui ramèneraient les tickets jeu aux caisses. Mais pas juste une personne dédiée à cela, comme cela avait été fait d’autres années.

Panier gourmand

Angélique a expliqué qu’il y aura un panier gourmand dont le poids sera à évaluer pour 2 euros de participation. Le montant du panier s’élève à 47,5 euros et contient différents objets et ustentiles de cuisine pour surfer sur la vague « top chef ». Il sera montré lors d’une prochaine réunion quand nous l’aurons mis en forme (papier de fleuriste, paille colorée…). Il est stocké dans la salle vidéo du primaire avec les autres lots.

Un flyer sera réalisé pour expliquer exactement le contenu du panier avec quelques photos.

Tombola / Programmes

Fabienne a désiré savoir si ça remplaçait la tombola. Nous désirons conserver une tombola mais s’est posé la question des tickets. Fabienne a évoqué le numéro des programmes comme « ticket ». Cela suppose un relevé précis des programmes vendus et un nombre de programme suffisants. Plusieurs parents ont regretté l’absence de programmes en primaire. Surtout qu’il y a une partie arts plastique dans leur programme éducatif. Nous discuterons donc avec les enseignants de primaire pour voir si cela est envisageable car certains parents n’ayant plus d’enfants en maternelle n’en achètent plus.

Il a été proposé aussi une pré-vente des programme. Mr Jammart avait expliqué il y a quelques années que c’était pour garder la surprise du programme présenté. De nombreux parents on déclaré qu’il n’y avait de surprise que la première année de leur participation … La prévente permettrait d’adapter le rapport de gains à 1 pour 4, ratio que beaucoup déclarent cohérent et acceptent.

Pour le tirage au sort, il a été proposé de faire un tirage séparé pour les lots mineurs entre les différents cycles, puis un tirage avec tous les tickets restants pour les gros lots. Nous devrons en rediscuter pour voir comment l’organiser précisément.

Une affiche sera réalisée pour montrer les lots à gagner. Il en sera tiré en couleurs pour afficher dans les écoles et dans les commerces locaux. D’autres en noir et blanc seront mises sur les boîtes des vendeurs de programme lors de la fête. Coralie s’est proposée pour la faire.

Angélique a expliqué que la maternelle avait besoin d’aide pour réaliser les programmes et qu’elle ne souhaitait pas le faire cette année. Mais il n’a pas encore été décidé qui le ferait. Pour la page intérieure, Coralie la réalisera.

Lots

Un appel aux peluches pour le tire-peluche devra passer rapidement. Les parents présents s’accordent à dire qu’il faudra faire attention à l’état des peluches récuppérées.

Il a été prévu de revoir avec marylise (directrice de la maternelle) les fourniture de photocopies de la feuille de demande de lots avec tampon de l’école car Angélique n’en n’avait plus.

Vu que nous avons reçu en don une cage a hamster neuve, il a été décidé que le hamster serait gagné par ceux qui auront participé à un tirage au sort avec un papier proposant un nom pour l’animal. Il n’a pas été dit qui l’achèterait mais la cage sera prête et on l’achètera au dernier moment pour ne pas le perturber trop.

Un rapide tour de table a été fait pour organiser le démarchage des commerçants locaux.

Pour les lots à un et deux points, la date du 4 avril après-midi a été retenue pour aller les acheter à boom bazard à savipol car ils ont accepté de nous faire des prix intéressants.

Les séances d’emballage de lot seront programmées plus tard. Il a été demandé à chacuns de garder son papier journal de côté.

La réunion s’est déroulée dans une ambiance conviviale grâce au thé à la menthe et aux petits gâteaux apportés par Rachid.

Fin de la réunion à 19h30.

Une discution informelle et chaleureuse en a suivi, ce qui montre l’intérêt d’une telle organisation pour rapprocher les parents entre eux.

 

Fête de l’école F.Buisson CR de la réunion du mardi 4 février 2014

Objectifs :

1. présenter la fête aux nouveaux parents

2. proposer un nouveau mode de fonctionnement avec une coordinatrice (Madame Benketira) qui répartira les gens sur les différentes tâches à effectuer (organisation + tenue des stands le jour J)

3. créer une liste de parents volontaires qui sachent tout de suite ce qu’ils auront à faire

4. fixer la date de la prochaine réunion pour faire le point sur « les missions » et planifier l’organisation de la fête qui aura lieu le vendredi 13 juin 2014

Présents :

Une vingtaine de parents et les deux directeurs étaient présents. Tous les parents présents se déclarent prêts à aider (voir liste ci-dessous). Madame Coulonval coordonne la gestion des lots et l’emballage (8 personnes se sont proposées pour l’aider) Madame Wathier coordonne le « pôle » restauration.

Stands :

Il existe 14 stands. Possibilité de louer des jeux en bois à 5€ avec le domaine de Mantenay. Madame Coulonval propose de se renseigner. On installerait 10 stands le soir de la fête afin de pouvoir les gérer. Les volontaires sont prêts à tenir un stand à condition qu’il y ait au moins 4 personnes par stand. Pour faire un roulement toutes les 30 min, l’idéal serait une cinquantaine de volontaires (parents, grands-parents, tonton, tata… mais pas de mineur). Environ 15 personnes sont volontaires pour l’instant. Nous cherchons donc encore 35 personnes pour donner 30 min de leur temps afin que la fête de leurs enfants ait lieu !

Lots :

Il reste des lots stockés à l’école élémentaire. Madame Zaam peut obtenir des lots par Casino. Il faut faire rapidement un appel aux parents, notamment pour récupérer des peluches (en bon état !!) et aller prospecter auprès des entreprises pour récupérer des lots.

Tickets

Cette année, on utilisera les mêmes tickets pour les stands et la restauration. Le ticket est au prix de 1 €. Il faudra 1 ticket par stand et de 1 à 18 tickets (prix de la bouteille de champagne) pour la restauration.

Les tickets pourront être achetés auprès des enseignants (mot dans les carnets de liaison dès le 1^er juin), pendant le spectacle et à la caisse pendant la fête.

Tombola

Nous ne savons pas encore si nous organiserons une tombola cette année. Il faut des gros lots et en général au moment du tirage au sort, la plupart des gens sont déjà repartis.

Date de la prochaine réunion

Vendredi 21 mars 2014 à l’école élémentaire à 18h.

Questions diverses

• Pouvons-nous installer de l’éclairage à la nuit tombée? La ville n’a pas de groupe électrogène mais les parents pourraient apporter des lampes, pour ceux qui en ont.

• Il faudra penser à trouver plus de chaises car tout le monde ne peut pas s’asseoir.

Merci de contacter Julie Benketira rapidement si vous acceptez de tenir un stand ou de faire des gâteaux pour la fête : ju.ben@bbox.fr ou 06 80 28 29 97

LISTE DES PARENTS INVESTIS DANS L’ORGANISATION DE LA FÊTE DE L’ECOLE (pour l’instant !!)

• Coordinatrice organisation: J.Benketira

• Coordinatrice Restauration: Famille Wathier

• Coordinatrice lots et tickets : A.Coulonval

• Aide emballage lots : Coralie Maupu, El Hasnaoui Halema, Jacob Andrea, Hernandez Gaëlle, Morlet Noémie, Lecoq Christine

• Installation stands : Jacob Andrea, Wathier, Barbossa M., Chekkour I., Sabourin V., Famille Perrin, Sullo-Marcel M., Lecoq C., Guérinot K.

• Caisse : Vezien Fabienne

• Vente de tickets pendant le spectacle :

• Restauration : Colin Nathalie, Famille Wathier,

• Préparations sucrées et salées : Naïma Dehri, Laure Thirion, Michel Doux,

• Buvette :

• Barbecue : M.Dutertre, Laurent Perrin, Vezien Christian

• Rangement

• Recherche de lots : Madame Zaam

• 10 Stands (30 à 45 min maxi) De 19h30 à 22h : 4 à 5 personnes par stand

• Naïma Dehri

• Laure Thirion

• Michel Doux

• Thomas Daout

• Gaëlle Hernandez + famille ?

• Noémie Morlet

• Mathilde Barbosa

• Ilhame Chekkour

• Anjicka Djurik

• Vanessa Sabourin

• Gwenaëlle Perrin

• Muriel Sullo-Marcel

• Katina Guerinot (stand maquillage)

Parents non présents mais volontaires :

• Priscilla sarrasin

• Laurence PORTIER

• Julie Bruno (emballage lots)

• Nathalie Ducy